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HomeMy WebLinkAbout2013-12-10 Item 19 PresentationLE A N Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Ci t y o f C h u l a V i s t a Pu b l i c W o r k s D e p a r t m e n t De c e m b e r 1 0 , 2 0 1 3 Ci t y w i d e S t r a t e g i c P l a n : He a l t h y C o m m u n i t i e s St r o n g a n d S e c u r e N e i g h b o r h o o d s Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Ag e n d a Te a m M e m b e r s Pr o b l e m S t a t e m e n t To o l s A p p l i e d Cu r r e n t S t a t e Re s u l t s A c h i e v e d Re c o m m e n d a t i o n s Im p l e m e n t a t i o n P l a n Ne x t S t e p s Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Te a m M e m b e r s Na m e Ro l e Ir a c s e m a Q u i l a n t a n V a l u e S t r e a m C h a m p i o n Mi c h a e l L e n g y e l F a c i l i t a t o r / M e n t o r Te r i E n o s F a c i l i t a t o r St e v e D o r s e y T e a m L e a d Cl a u d i a B l o c k E v e n t C o o r d i n a t o r / M e t r i c s Si l v i a C o s i o C o n t r a c t A u d i t o r Kr i s t i P h i l i p s E v e n t C o o r d i n a t o r La r r y S h r o y e r S r . M e c h a n i c Mi k e B r i t t M e c h a n i c St e v e G u a d e r r a m a M e c h a n i c Ag n e s B e r n a r d o / D a n n y S c h r e c k C u s t o m e r Da v e M c R o b e r t s / R u d y C a n c i o C u s t o m e r Ja m e s G a r c i a C u s t o m e r Ma r k R o b e r t s C u s t o m e r Ve r n S a l e e C u s t o m e r 3 Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Te a m M e m b e r s 4 Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Cu r r e n t S t a t e – W h a t i s t h e P r o b l e m PM s N o t C o m p l e t e d a s S c h e d u l e d Mo s t P M s a r e c o m p l e t e d w i t h i n t h e st a n d a r d t i m e f r a m e , h o w e v e r . . Ma n y v e h i c l e s a r e n o t b r o u g h t i n f o r se r v i c i n g w h e n s c h e d u l e d Un p l a n n e d v s . P l a n n e d R e p a i r s Mo s t P M s l e a d t o r e p a i r s ( m e c h a n i c ti m e i s 7 0 % r e p a i r s t o 3 0 % P M s ) A c o n s e q u e n c e o f v e h i c l e s n o t b e i n g br o u g h t i n f o r P M s a s s c h e d u l e d Do w n T i m e Re p a i r s c a u s e m a n y v e h i c l e s t o g o ou t o f s e r v i c e ( i . e . w a i t i n g f o r p a r t s ) Re s u l t i s c u s t o m e r s d o n ’ t w a n t t o br i n g t h e i r v e h i c l e s i n f o r s e r v i c i n g Ve h i c l e s N o t B e i n g R e p l a c e d Ol d e r v e h i c l e s n e e d m o r e ma i n t e n a n c e a n d r e p a i r w o r k In s u f f i c i e n t c a p a c i t y t o c o m p l e t e a l l PM s i f b r o u g h t i n a s s c h e d u l e d 5 Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e To o l s A p p l i e d Le a n T o o l s Pr o j e c t C h a r t e r A3 Pe r f o r m a n c e M e t r i c s Pr o c e s s M a p p i n g Sp a g h e t t i D i a g r a m Ch a n g e o v e r O b s e r v a t i o n Po i n t o f U s e Ka i z e n E v e n t Ro o t C a u s e - 5 W h y s 5S To t a l P r o d u c t i v e M a i n t e n a n c e St a n d a r d W o r k Ch e c k l i s t Ot h e r T o o l s Co a c h i n g / E d u c a t i n g Tr a i n t h e T r a i n e r Vi s u a l M a n a g e m e n t 6 Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e A3 7 Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Cu r r e n t S t a t e P r o c e s s M a p 8 Cu r r e n t S t a t e – 3 2 s t e p s Id e n t i f i e d W a s t e s : •Tr a n s p o r t a t i o n •Wa i t i n g •Mo t i o n •Pe r f o r m N o n - M e c h a n i c Ta s k s •Ov e r p r o c e s s i n g •In v e n t o r y Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e 9 Cu r r e n t S t a t e – 3 2 s t e p s Pr o p o s e d S t a t e – 1 5 s t e p s Ka i z e n E v e n t Cu r r e n t S t a t e a n d P r o p o s e d S t a t e 9 Ka i z e n O u t c o m e In c r e a s e d Pr o d u c t i o n Ma x i m i z e U s e o f Me c h a n i c S k i l l s St a n d a r d i z e W o r k Su s t a i n a b i l i t y Re d u c e Pr o c e s s St e p s f r o m 32 t o 1 5 Pr o j e c t e d 50 / 5 0 B a l a n c e on P l a n n e d / Un p l a n n e d Re p a i r s 66 % Re d u c t i o n i n to t a l t i m e p e r PM SV P / Me c h a n i c Pa r t n e r s h i p an d U s e o f Le a n T o o l s Po l i c y U p d a t e an d Sc h e d u l i n g Im p r o v e m e n t s Re c o m m e n d a t i o n s In P r o g r e s s / P e n d i n g Im p l e m e n t a t i o n Ci t y M a n a g e r / C o u n c i l A p p r o v a l Re q u i r e d Pa r k i n g L o t : F u t u r e Ka i z e n / F u t u r e P l a n n i n g Es t a b l i s h d e p a r t m e n t a l l i a i s o n l i s t P r o m o t e d r i v e r r e s p o n si b i l i t y a n d p o s s i b l e re v i s i o n o f C i t y p o l i c y Lo a n e r V e h i c l e s SV P P i c k U p / D e l i v e r P a t r o l C a r s E n d o r s e c i t y - w i d e t r a i n i ng o n p o l i c y K a i z e n f o r S m a l l T o o l s a n d Eq u i p m e n t P M s Me c h a n i c s t a r t w o r k d a y a t P D P r o a c t i v e v e h i c l e r e p l a c e m e n t He a v y E q u i p m e n t Pa r t s D i r e c t D e l i v e r y S y s t e m A d d i t i o n o f 1 m e c h a n i c - F Y 14 C o n s t r u c t i o n E q u i p m e n t Co o r d i n a t e w i t h C u s t o d i a l S t a f f R e - a l l o c a t i o n o f N A P A fu n d s ( e s t i m a t e $7 8 , 0 0 0 ) t o h i r e i n v e n t o r y c o n t r o l s p e c i a l i s t an d s e t u p i n v e n t o r y s y s t e m Ka i z e n f o r R e p a i r P r o c e s s St i p e n d f o r M e c h a n i c I n t e r n s h i p P r o g r a m Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Im p l e m e n t a t i o n P l a n Le a n S c o r e C a r d 12 Gr e e n Me t r i c a c h i e v e d . L e v e l o f s e r v i c e s t a n d a r d s a r e b e i ng m e t . Ye l l o w Ca u t i o n . N o t f u l l y a c h i e v i n g m e t r i c Re d Hi g h r i s k a r e a . A d d i t i o n a l f u n d i n g o r o p e r a t i o n a l e ff i c i e n c i e s n e e d e d . Pe r f o r m a n c e M e t r i c s Pr e v e n t i v e M a i n t e n a n c e C o m p l e t e d o n T i m e ( 7 0 % ) Pl a n n e d M a i n t e n a n c e > = U n p l a n n e d M a i n t e n a n c e ( % ) Le a n T o o l s Q1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Va l u e S t r e a m M a p Ka i z e n E v e n t - P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e ( P M ) p r o c e s s 6S / V i s u a l D i s p l a y Ka i z e n E v e n t - P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e p r o c e s s f o r s ma l l e q u i p m e n t Ka i z e n E v e n t - P r o c e s s f o r r e p a i r s ( u n p l a n n e d m a i n t en a n c e ) Ka n b a n - F l e e t i n v e n t o r y Co u n t e r m e a s u r e s Q1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Al l f i e l d r e p a i r s t o w e d i n f o r t h e n e x t s i x m o n t h s wh e n p o s s i b l e Se l f s e r v i c e s t a t i o n t o r e p l a c e f l u i d s , e t c . Re p a i r w o r k r e s u l t i n g f r o m a P M r e s c h e d u l e d i f n o t a s a f e t y i s s u e Se n i o r V o l u n t e e r P a t r o l ( S V P ) c h e c k P o l i c e v e h i c l e fl u i d l e v e l s Th r e e d e e p w o r k o r d e r a s s i g n m e n t / p r i o r i t i z a t i o n s y s te m In s t a l l a p r i n t e r a t p o i n t o f u s e f o r w o r k o r d e r s Up d a t e V e h i c l e U s a g e P o l i c y a n d P M n o t i f i c a t i o n e m a il Cu s t o m e r p r e - s e r v i c e v e h i c l e c h e c k l i s t SV P t r a n s p o r t P o l i c e v e h i c l e s t o a n d f r o m g a r a g e In v e n t o r y c o n t r o l s c h e d u l i n g a n d d e l i v e r y s y s t e m Key initiatives for FY13 Key initiatives for FY14 Implement Lean to improve the process and measure the improvement FY14 FY 1 3 Fl e e t P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Ne x t S t e p s 13 Re m a i n i n g A c t i o n s O w n e r P l a n n e d C o m p l e t i o n D a t e Pr e s e n t f i n d i n g s a n d re c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y Co u n c i l Ir a c s e m a Q u i l a n t a n Mi c h a e l L e n g y e l St e v e D o r s e y De c e m b e r 2 0 1 3 Ka i z e n e v e n t f o r P M P r o c e s s f o r sm a l l e q u i p m e n t ( i . e . l a w n mo w e r s ) Mi c h a e l L e n g y e l St e v e D o r s e y Ag n e s B e r n a r d o Ja n u a r y 2 0 1 4 Ka i z e n E v e n t t o l e a n t h e p r o c e s s fo r r e p a i r s r e s u l t i n g f r o m P M s Mi c h a e l L e n g y e l La r r y S h r o y e r Ma r c h 2 0 1 4 Di s s o l v e p a r t s c o n t r a c t w i t h NA P A a n d b r i n g i n - h o u s e w i t h a n in v e n t o r y c o n t r o l s p e c i a l i s t Ir a c s e m a Q u i l a n t a n Mi c h a e l L e n g y e l Ju n e 2 0 1 4 ( c o n t r a c t h a s on e - y e a r t e r m r e m a i n i n g ) Th a n k y o u ! Qu e s t i o n s ?