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HomeMy WebLinkAboutPresentation-Phase 2 Support ServicesPr e s e n t a t i o n o n t h e P h a s e 2 P o l i c e De p a r t m e n t S t u d y – S u p p o r t S e r v i c e s Ci t y o f C h u l a V i s t a , C a l i f o r n i a No v e m b e r , 2 0 1 3 Ph a s e 2 S c o p e o f W o r k  Un d e r s t a n d i n g c u r r e n t s e r v i c e l e v e l s a n d a p p r o a c h e s f o r de l i v e r i n g s e r v i c e s o u t s i d e o f f i el d s e r v i c e s – i n v e s t i g a t i o n s , re c o r d s a n d o t h e r s u p p o r t f u n c t i o n s .  De t e r m i n i n g a p p r o p r i a t e s t a f f i n g l e v e l s i n t h e C h u l a V i s t a P o l i c e De p a r t m e n t ’s i n v e s t i g a t i v e a n d s u p p o r t s e r v i c e s g i v e n s e r v i c e le v e l t a r g e t s , w o r k l o a d s a n d m e t h o d s o f h a n d l i n g w o r k .  To r e v i e w a p p r o a c h e s t o s u p p o r t i n g t h e P o l i c e D e p a r t m e n t th r o u g h i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y .  De t e r m i n i n g i f r e s o u r c e s a r e e f f e c t i v e l y m a n a g e d i n t e r m s o f de p l o y m e n t , s c h e d u l i n g , w o r k p l a n n i n g a n d a c c o u n t a b i l i t y .  De t e r m i n i n g i f t h e C h u l a V i s t a P o l i c e D e p a r t m e n t i s ap p r o p r i a t e l y o r g a n i z e d t o m i n i m i z e g a p s a n d d u p l i c a t i o n s i n t h e st r u c t u r e a s w e l l a s i n o p e r a t i o n s . Ph a s e 2 M e t h o d o l o g y  Co n d u c t e d e x t e n s i v e i n t e r v i e w s w i t h m a n a g e r s , s u p e r v i s o r s a n d li n e s t a f f i n i n v e s t i g a t i v e a n d s u p p o r t f u n c t i o n s t o o b t a i n a n un d e r s t a n d i n g o f o p e r a t i o n s , o r g a n i z a t i o n a n d m a n a g e m e n t .  Co l l e c t e d c o m p r e h e n s i v e d a t a f o r e a c h P o l i c e D e p a r t m e n t in v e s t i g a t i v e a n d s u p p o r t f u n c t i o n w h i l e i n t e r v i e w s w e r e b e i n g co n d u c t e d .  An a l y z e d e a c h D e p a r t m e n t f u n c t i o n i n t e r m s o f l e v e l o f s e r v i c e ob j e c t i v e s , w o r k l o a d s a n d o p e r a t i o n a l m a n a g e m e n t .  Th r o u g h o u t t h e s t u d y p r o c e s s m e t w i t h t h e D e p a r t m e n t ’s co m m a n d s t a f f a s w e l l a s w i t h t h e C i t y M a n a g e r ’s O f f i c e t o di s c u s s p r o g r e s s , f a c t s , i s s u e s a n d a l t e r n a t i v e s . Ke y T h e m e s i n t h e Ph a s e 2 F i n a l R e p o r t  Wh i l e t h e C h u l a V i s t a P o l i c e D e p a r t m e n t e x p e r i e n c e d d e c l i n e s in p e r s o n n e l d u r i n g t h e G r e a t R e c e s s i o n , s u p p o r t s e r v i c e s w e r e pa r t i c u l a r l y h a r d h i t .  A r e s u l t o f d e c l i n e s i n s u p p o r t se r v i c e s s t a f f h a s b e e n g a p s i n se r v i c e a n d e x t e n s i v e c o l l a t e r a l d u t i e s i m p a c t i n g t h e d e p t h o f ce r t a i n s e r v i c e s .  Th e s e i m p a c t s h a v e b e e n f u r t h e r e x ac e r b a t e d b y r e t i r e m e n t s i n ke y p o s i t i o n s .  Th e n e e d f o r n e w i n f o r m a t i o n s y s t e m s i s g r e a t a n d i n t h e c u r r e n t or g a n i z a t i o n a l e n v i r o n m e n t n e w s y s t e m s h a v e b e e n d i f f i c u l t t o im p l e m e n t .  Th e s e a r e i s s u e s w h i c h s i g n i f i c a n t l y i m p a c t e f f i c i e n c y . In v e s t i g a t i o n s ( 1 ) : Fi n d i n g s a n d R e c o m m e n d a t i o n s  SI U e f f e c t i v e l y d e v e l o p s m i s s i o n s a n d p r i o r i t i e s ; i t s h o u l d b e t t e r t r a c k an d a n a l y z e c r i m e a n d i n v e s t i g a t i v e t r e n d s t o a n t i c i p a t e n e e d s .  Tr a n s f e r t h e L i e u t e n a n t f r o m J a i l a n d D i s p a t c h t o d i r e c t l y m a n a g e r t h e Sp e c i a l I n v e s t i g a t i o n s U n i t ( S I U ) .  Fo r m a l i z e t h e c a s e s c r e e n i n g p r o c e s s u s i n g s o l v a b i l i t y f a c t o r s a n d ca s e p r i o r i t i z a t i o n m e t h o d s ; d e v e l o p S O P ’s a r o u n d t h e s e p r o c e s s e s an d m a k e S e r g e a n t s m o r e a c c o u n t a b l e f o r c a s e m a n a g e m e n t .  Ma j o r c r i m e i n C h u l a V i s t a i s a b o u t ‘av e r a g e ’ co m p a r e d t o o t h e r c i t i e s , in c l u d i n g t h o s e i n S a n D i e g o C o u n t y ; d e t e c t i v e s t a f f i n g i s a l s o i n t h e co m p a r a b l e r a n g e . In v e s t i g a t i o n s ( 2 ) : Fi n d i n g s a n d R e c o m m e n d a t i o n s  In s p i t e o f t h i s f i n d i n g , t h e r e a r e s t a f f i n g c h a n g e s w h i c h s h o u l d b e ma d e i n I n v e s t i g a t i o n s :  Ad d f o u r ( 4 ) C S O ’s a s c i v i l i a n i n v e s t i g a t o r s t o a s s i s t s w o r n in v e s t i g a t o r s i n c a s e r e s e a r c h .  Be c a u s e o f r e l a t i v e c a s e l o a d s , t r a n s f e r t w o ( 2 ) A g e n t s f r o m t h e Fa m i l y P r o t e c t i o n U n i t t o t h e P r o p e r t y C r i m e s U n i t .  In t h e f u t u r e ( 3 – 5 y e a r s ) , c r e a t e a Y o u t h S e r v i c e s U n i t u t i l i z i n g ex i s t i n g ( 2 i n v e s t i g a t o r s ) a n d a d d i t i o n a l p e r s o n n e l ( 2 i n v e s t i g a t o r s ) .  A S e r g e a n t n e e d s t o b e a d d e d t o s u p p o r t t h e T r a i n i n g f u n c t i o n . Ad m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s ( 1 ) : Fi n d i n g s a n d R e c o m m e n d a t i o n s Pr o p e r t y a n d E v i d e n c e  In g e n e r a l , P r o p e r t y a n d E v i d e n c e i s a n e f f e c t i v e o p e r a t i o n b u t ha s b e e n h a m p e r e d b e c a u s e o f s t a f f r e d u c t i o n s .  Ad d a S e n i o r E v i d e n c e S p e c i a l i s t p o s i t i o n t o i m p r o v e c o v e r a g e .  Th e b a r - c o d e s y s t e m i n E v i d e n c e s h o u l d b e r e p l a c e d .  Im p l e m e n t N e t / R M S s y s t e m f o r i n v e n t o r y m a n a g e m e n t .  Po l i c i e s a n d p r i o r i t i e s f o r t h e d i s p o s i t i o n o f p r o p e r t y a n d e v i d e n c e ne e d t o b e s t r e n g t h e n e d . Ja i l  Cr e a t e a L e a d P o l i c e S e r v i c e O f f i c e r p o s i t i o n t o a c t a s a f l o o r su p e r v i s o r i n t h e J a i l .  Cr e a t e a c i v i l i a n m a n a g e r p o s i t i o n f o r t h e J a i l . Ad m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s ( 2 ) : Fi n d i n g s a n d R e c o m m e n d a t i o n s Di s p a t c h  De v e l o p a n o n g o i n g m e t h o d t o c o l l e c t d i s p a t c h w o r k l o a d d a t a t o sc h e d u l e a n d d e p l o y s t a f f ; u t i l i z e t h e A P C O s t a f f i n g m o d e l .  Cr e a t e a c i v i l i a n D i s p a t c h M a n a g e r p o s i t i o n . Cr i m e s S c e n e / L a b  Cr i m e l a b a n d f i e l d e v i d e n c e c o l l e c t i o n p r o c e d u r e s n e e d t o b e do c u m e n t e d . Re c o r d s  Co n s o l i d a t e r e c o r d s e m p l o y e e c l a s s i f i c a t i o n s s i n c e t h e i r r o l e s ar e l a r g e l y i d e n t i c a l .  Tr a n s i t i o n d a t a e n t r y s t a f f t o q u a l i t y c o n t r o l r o l e s . Ad m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s ( 3 ) : Fi n d i n g s a n d R e c o m m e n d a t i o n s  So m e o f t h e r o l e s o f t h e P o l i c e S u p p o r t S e r v i c e s M a n a g e r sh o u l d b e r e d i s t r i b u t e d t o o t h e r s t a f f .  Th e P o l i c e D e p a r t m e n t a n d t h e I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y Se r v i c e s D e p a r t m e n t n e e d t o jo i n t l y de v e l o p a l o n g r a n g e te c h n o l o g y p l a n f o r t h e p o l i c e s e r v i c e s .  On c e f u n d s a r e a v a i l a b l e I T S D st a f f n e e d t o b e d e d i c a t e d t o t h e Po l i c e D e p a r t m e n t a n d l o c a t e d t h e r e t o m a x i m i z e s e r v i c e ca p a b i l i t i e s . De p a r t m e n t O r g a n i z a t i o n : Fi n d i n g s a n d R e c o m m e n d a t i o n s  Th e c u r r e n t o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e a n d m a n a g e m e n t s t a f f i n g le v e l s a r e a p p r o p r i a t e f o r t h i s D e p a r t m e n t .  Cr e a t e c i v i l i a n m a n a g e r p o s i t i o n s o v e r c i v i l i a n s t a f f e d f u n c t i o n s in t h e D e p a r t m e n t – D i s p a t c h a n d t h e J a i l .  Tr a n s f e r t h e L i e u t e n a n t o v e r c i v i l i a n s u p p o r t f u n c t i o n s t o S p e c i a l In v e s t i g a t i o n s .  Co n t i n u e t o a s s i g n c o l l a t e r a l d u t i e s t o m a n a g e m e n t s t a f f b u t re v i e w t h e s e a s s i g n m e n t s p e r i o d i c a l l y f o r r e a s o n a b l e n e s s a n d wo r k l o a d .  Wh e n f u n d s a r e a v a i l a b l e c r e a t e a P l a n n i n g a n d R e s e a r c h Se r g e a n t p o s i t i o n t o t a k e s o m e o f t h e c o l l a t e r a l a s s i g n m e n t bu r d e n b u t a l s o t o e n h a n c e s t r a t e g i c p l a n n i n g i n t h e C V P D .